Работник, потративший свои деньги на административно-хозяйственные нужды организации, имеет право на компенсацию понесенных расходов (ст. 164 ТК РФ). При этом возмещению подлежат только расходы, согласованные с руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Аналогичную позицию занимают суды при разрешении споров о компенсации работникам расходов, оплаченных ими за свой счет.

Рекомендуем разработать и утвердить приказом руководителя локальный нормативный акт (например, инструкцию или положение) о компенсации расходов на административно-хозяйственные нужды организации, оплаченных работником за свой счет.

Для возмещения работнику расходов, понесенных в интересах организации, сделайте следующее:

• получите от работника заявление (служебную записку, отчет) с приложенными документами, подтверждающими понесенные расходы, а в случае если вашим локальным нормативным актом предусмотрено последующее одобрение - и с визой руководителя или иного уполномоченного лица, свидетельствующей о согласовании возмещения;
• подготовьте РКО и выдайте работнику наличные деньги из кассы либо перечислите их на его банковскую карту.

Бухгалтерские проводки см. в Обосновании.

Обоснование:

Порядок возмещения расходов сотруднику в случае, если ему не выдавались денежные средства под отчет

Работник, потративший свои деньги на административно-хозяйственные нужды организации, имеет право на компенсацию понесенных расходов (ст. 164 ТК РФ). При этом возмещению подлежат только расходы, согласованные с руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Аналогичную позицию занимают суды при разрешении споров о компенсации работникам расходов, оплаченных ими за свой счет.

Рекомендуем разработать и утвердить приказом руководителя локальный нормативный акт (например, инструкцию или положение) о компенсации расходов на административно-хозяйственные нужды организации, оплаченных работником за свой счет. В документе, в частности, можно предусмотреть:

• ситуации, когда работники могут приобретать за свой счет товары (работы, услуги) в интересах организации (например, водитель в случае поломки служебного автомобиля в пути может оплатить ремонт);
• порядок информирования работодателя о необходимости расходов и их согласования. Согласовывать расходы можно разными способами. Например, можно предусмотреть предварительное согласование или получениевизыруководителя на каждом заявлении или ином документе о возмещении понесенных расходов (последующее одобрение);
• перечень расходов, которые подлежат возмещению (например, услуги автомойки, приобретение канцтоваров, запчастей для оргтехники);
• список работников, имеющих право нести расходы в интересах организации, оплачивая их собственными средствами с последующим их возмещением. Это могут быть конкретные лица либо лица, занимающие определенные должности;
• предельную сумму расходов каждого вида, подлежащую компенсации;
• перечень и формы документов, необходимых для получения компенсации. Например, можно установить, что работник должен составить заявление (служебную записку, отчет) на имя руководителя организации о возмещении расходов с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы. Документ, составленный в произвольной форме, но содержащий всеобязательные реквизиты, можно использовать в качестве первичного учетного документа (пп. "г" п. 9ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете"). Авансовый отчет составлять не обязательно, поскольку под отчет работнику деньги не выдавались. Однако вы можете установить, что для получения возмещения работнику необходимо его заполнить;
• сроки представления документов;
• сроки и порядок выплаты компенсации.

Для возмещения работнику расходов, понесенных в интересах организации, сделайте следующее:

• получите от работника заявление (служебную записку, отчет) с приложенными документами, подтверждающими понесенные расходы, а в случае если вашим локальным нормативным актом предусмотрено последующее одобрение - и с визой руководителя или иного уполномоченного лица, свидетельствующей о согласовании возмещения;
• подготовьте РКО и выдайте работнику наличные деньги из кассы либо перечислите их на его банковскую карту. Вполе 24платежного поручения укажите "Возмещение расходов работника, произведенных в интересах организации", аполе 20оставьте пустым - возмещение расходов не является доходом работника (п. 1 ст. 41НК РФ,Приложение 1к Положению Банка России от 29.06.2021 N 762-П, Письма Минфина России от 08.04.2010N 03-04-06/3-65, от 25.07.2006N 03-05-01-04/219).

{Готовое решение: Порядок возмещения расходов сотруднику в случае, если ему не выдавались денежные средства под отчет (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}}

1. В каких случаях применяется счет 0 208 00 000

Счет 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен как для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых учреждением под отчет, так и для учета компенсации осуществленных сотрудниками расходов без предварительной выдачи денежных средств. Этот счет не используется для учета не возвращенной в срок дебиторской задолженности подотчетных лиц, по которой ведется претензионно-исковая работа (п. 212 Инструкции N 157н, п. 83 Инструкции N 162н, п. 103 Инструкции N 174н, п. 106 Инструкции N 183н, Письма Минфина России от 08.04.2022 N 02-06-10/32293, от 13.12.2019 N 02-06-10/97995, от 12.07.2019 N 02-07-10/52015).

Готовое решение: Как учреждению учитывать операции на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Сотрудник АУ приобрел за счет своих личных средств товарно-материальные ценности (ТМЦ) для нужд учреждения и представил бухгалтерии чек и авансовый отчет. Имеет ли право учреждение компенсировать сотруднику его расходы? Через какой счет оформить такую закупку?

Ответ: В силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах своего личного имущества возмещаются расходы работника, связанные с использованием этого имущества.

При соблюдении данных условий учреждение обязано возместить сотруднику понесенные им расходы на покупку ТМЦ.

Отметим следующее. Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами с использованием счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" (см. п. 212 Инструкции N 157н).

Обратим внимание на разъяснения Минфина России, изложенные в Письме от 08.04.2022 N 02-06-10/32293. Чиновники финансового ведомства отмечают, что на основании Инструкции N 157н на счете 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" могут быть отражены расчеты с сотрудником:

- как по ранее выданным авансам;

- так и по компенсации задолженности по осуществленным им расходам без предварительной выдачи денежных средств.

В другом, более раннем Письме чиновники Минфина отмечают, что в целях отражения принятых перед работником обязательств может также применяться счет 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам".

Таким образом, если работник учреждения осуществил расходы, связанные с деятельностью учреждения, без предварительного получения денег под отчет, то названные операции могут учитываться или на счете 0 208 00, или на счете 302 00 на основании порядка, утвержденного учетной политикой учреждения (см. Письмо от 30.09.2011 N 02-06-05/4406).

В общем случае ГСМ не являются особо ценным движимым имуществом, поэтому в бухгалтерском (бюджетном) учете учитывайте их в составе иного движимого имущества на счете 105 33 (п. 118 Инструкции N 157н, п. 21 Инструкции N 162н, п. п. 30, 31 Инструкции N 174н, п. п. 30, 31 Инструкции N 183н).

Произведите окончательный расчет по авансовому отчету (ф. 0504505) (п. 216 Инструкции N 157н, пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):

• отразите в учете возмещение утвержденного перерасхода или возврат неиспользованных денежных средств;
• отразите сумму произведенных подотчетным лицом расходов, подтвержденных документами, в бухгалтерском (бюджетном) учете:

В бухгалтерском (бюджетном) учете отразите возврат следующими записями:

 {Вопрос: Сотрудник АУ приобрел за счет своих личных средств товарно-материальные ценности (ТМЦ) для нужд учреждения и представил бухгалтерии чек и авансовый отчет. Имеет ли право учреждение компенсировать сотруднику его расходы? Через какой счет оформить такую закупку? ("Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", 2023, N 10) {КонсультантПлюс}}

В общем случае ГСМ не являются особо ценным движимым имуществом, поэтому в бухгалтерском (бюджетном) учете учитывайте их в составе иного движимого имущества на счете 105 33 (п. 118 Инструкции N 157н, п. 21 Инструкции N 162н, п. п. 30, 31 Инструкции N 174н, п. п. 30, 31 Инструкции N 183н).

Аналитический учет по этому счету ведите на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей по группам (видам), наименованиям, сортам и количеству - в разрезе ответственных лиц, местонахождения (адресов, мест хранения) и правовых оснований поступления (при необходимости) с учетом отраслевых особенностей (п. 119 Инструкции N 157н).

Поступление ГСМ в учреждение оформите первичным учетным документом, который будет являться основанием для принятия их к учету (ч. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 20 Федерального стандарта N 256н, п. 34 Инструкции N 157н).

Готовое решение: Как учреждению отразить в учете ГСМ (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}  

Порядок и сроки возмещения расходов подотчетному лицу в случае, если расходы произведены им без предварительного получения денежных средств под отчет, закрепите в своей учетной политике.

5. Как в бухгалтерском (бюджетном) учете отражать расчеты с подотчетными лицами по предъявленному авансовому отчету (ф. 0504505)

Проверьте и утвердите у руководителя в установленные сроки авансовый отчет (ф. 0504505), предоставленный подотчетным лицом (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Произведите окончательный расчет по авансовому отчету (ф. 0504505) (п. 216 Инструкции N 157н, пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):

• отразите в учете возмещение утвержденного перерасхода или возврат неиспользованных денежных средств;
• отразите сумму произведенных подотчетным лицом расходов, подтвержденных документами, в бухгалтерском (бюджетном) учете:

Готовое решение: Как учреждению оформить и отразить в бухгалтерском (бюджетном) учете расчеты с подотчетными лицами (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}

Безвозмездное получение Покупателем сертификатов от Продавца следует признать доходом, равным рыночной стоимости имущества (сертификатов).

Передача сертификатов менеджерам для организации-покупателя с гражданско-правовой точки зрения является дарением и оформляется акт приемки-передачи.

При безвозмездной передаче подарочного сертификата физлицам НДС надо исчислять в общем порядке. По мнению Минфина, эта операция не входит в перечень не признаваемых объектом обложения и освобождаемых от НДС операций на основании пункта 2 статьи 146 и статьи 149 НК (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК, письма Минфина от 18.09.2023 № 03-07-11/88753, от 14.03.2022 № 03-07-11/18542, от 28.12.2020 № 03-07-11/114871). Но есть судебная практика, что при безвозмездной передаче сертификата платить НДС не нужно.

Налоговую базу по НДС при безвозмездной передаче сертификата определяйте как его  рыночную цену (п. 2 ст. 154 НК).

Если передали подарочные сертификаты сразу нескольким сотрудникам, можно оформить и зарегистрировать в книге продаж один общий счет-фактуру. Это следует из письма Минфина от 08.02.2016 № 03-07-09/6171.

Стоимость безвозмездно переданных работникам подарочных сертификатов признается их доходом, полученным в натуральной форме. Он включается в налоговую базу для исчисления НДФЛ.

Стоимость  сертификатов не признается объектом обложения страховыми взносами применительно к п. 1 ст. 420 НК РФ.

Обоснование:   В бухгалтерском учете справедливая стоимость безвозмездно полученных основных средств, товаров, материалов и иного имущества, а также сумма безвозмездно полученных денежных средств признается прочим доходом. Исключение - случай, когда имущество поступило от учредителей (участников, акционеров). Получение такой безвозмездной помощи учитывается в особом порядке.

Для целей исчисления налога на прибыль стоимость безвозмездно полученного имущества включите во внереализационные доходы (за исключением случаев, установленных НК РФ).

Готовое решение: Как учитывать получение безвозмездно переданного имущества (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}

Передача работникам подарков, не предусмотренная действующей в организации системой оплаты труда и не зависящая от трудовых результатов, не является частью оплаты труда. Это следует из ч. 1 ст. 129, ст. 135 ТК РФ.

Организация в данном случае приобрела подарочные сертификаты для передачи их работникам в качестве подарков. Передача сертификатов в этом случае с гражданско-правовой точки зрения является дарением (п. 1 ст. 572 ГК РФ). В рассматриваемой ситуации передача дара осуществляется посредством вручения (п. 1 ст. 574 ГК РФ) и совершается в письменной форме (оформляется акт приемки-передачи).

В данном случае дарение третьим лицам (работникам) сертификатов, которые удостоверяют право требования передачи товаров, осуществляется с соблюдением правил, предусмотренных п. п. 1, 2 ст. 382, ст. 384 ГК РФ (п. 3 ст. 576 ГК РФ).

Реализация имущественных прав на территории РФ облагается НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Соответственно, при передаче подарочных сертификатов работникам организация должна начислить НДС\ Налоговая база определяется на дату передачи сертификатов работникам (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).

По общему правилу при реализации товаров на безвозмездной основе налоговая база определяется как их рыночная стоимость, исчисленная исходя из цен, которые устанавливают в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 105.3 НК РФ (без учета НДС). Полагаем, что в случае передачи имущественного права применяется такой же порядок. То есть в данной ситуации налоговая база определяется в сумме, равной номиналу подарочных сертификатов (п. 2 ст. 154 НК РФ). Налогообложение производится по ставке 20% (п. 3 ст. 164 НК РФ).

Бухгалтерский учет приобретения и передачи сотрудникам подарочных сертификатов

Актив признается в бухгалтерском балансе, когда вероятно получение организацией экономических выгод от него в будущем и его стоимость можно измерить с достаточной степенью надежности (п. 8.3 Концепции). В данном случае сертификаты изначально приобретены для дальнейшей передачи работникам в качестве подарков и организация не планирует использовать их для приобретения товаров. Следовательно, затраты на приобретение сертификатов не принесут в будущем экономические выгоды. Таким образом, стоимость сертификата, изначально предназначенного для передачи в качестве подарка, не может быть признана активом применительно к п. 7.2 Концепции.

В данной консультации бухгалтерские записи приведены исходя из допущения, что стоимость подарочных сертификатов не признается активом.

При таком подходе стоимость сертификатов признается в качестве расхода отчетного периода и отражается в отчете о финансовых результатах (п. п. 7.1, 8.6.3 Концепции). Отметим, что признание стоимости сертификатов, приобретенных с целью дарения, в качестве расхода в периоде их приобретения отвечает требованию осмотрительности. Оно заключается в большей готовности к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).

Таким образом, стоимость подарочных сертификатов можно сразу учесть в составе прочих расходов в периоде их приобретения (п. п. 4, 11, 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Для обеспечения сохранности и контроля над движением приобретенных подарочных сертификатов организация может отразить их стоимость на забалансовом счете, например, 016 "Подарки работникам". На дату передачи сертификатов работникам их стоимость списывается с забалансового счета.

Сумма НДС, начисленная при безвозмездной передаче подарков, признается прочим расходом в периоде начисления (п. п. 11, 16, 18 ПБУ 10/99).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Стоимость безвозмездно переданных работникам подарочных сертификатов признается их доходом, полученным в натуральной форме. Он включается в налоговую базу для исчисления НДФЛ (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Отметим, что стоимость подарков, не превышающая за налоговый период 4 000 руб., НДФЛ не облагается (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Таким образом, при передаче работникам подарочных сертификатов стоимостью менее 4 000 руб. за единицу НДФЛ не начисляется.

Страховые взносы

Не облагаются страховыми взносами на ОПС, ОМС, обязательное социальное страхование на случай ВНиМ выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является, в частности, переход права собственности на имущественные права (в том числе по договору дарения) (п. 4 ст. 420 НК РФ).

Налог на прибыль организаций

Расходы, связанные с приобретением и передачей подарочных сертификатов, не учитываются в целях налогообложения прибыли, поскольку имущественные права, удостоверенные этими сертификатами, передаются работникам безвозмездно (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Есть мнение о возможности учесть в расходах по налогу на прибыль суммы НДС, которые начислены в связи с безвозмездной передачей. Однако следовать этому подходу рискованно, поскольку Минфин России считает: такие суммы, начисленные при безвозмездной передаче имущества, также не учитываются в составе расходов в силу п. 16 ст. 270 НК РФ (Письмо Минфина России от 06.11.2024 N 03-03-06/2/108824). Очевидно, что данный порядок может быть распространен и на передачу имущественных прав.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете приобретение подарочных сертификатов и передачу их работникам в качестве подарков к празднику?.. (Консультация эксперта, 2025) {КонсультантПлюс}

В соответствии с пунктом 1 статьи 230 Кодекса приказом ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ "Об утверждении кодов видов доходов и вычетов" (в редакции приказа ФНС России от 18.10.2024 N ЕД-7-11/877@) утверждены коды видов доходов налогоплательщика и коды видов вычетов налогоплательщика.

При получении физическими лицами подарков от организаций и индивидуальных предпринимателей применяются код дохода 2720 "Стоимость имущества, полученного в порядке дарения, налоговая база, по которому определяется в соответствии с пунктом 6 статьи 210 Кодекса" и код дохода 2721 "Стоимость имущества, полученного в порядке дарения (за исключением имущества, полученного в порядке дарения, налоговая база по которому определяется в соответствии с пунктом 6 статьи 210 Кодекса)".

В частности, по коду дохода 2721 указываются стоимость ценных бумаг, полученных в порядке дарения физическими лицами, а также стоимость любого имущества, полученного в порядке дарения физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами Российской Федерации.

Из письма от 07.02.2025 следует, что организация в качестве поощрения сотрудников вручает им подарки в виде подарочных сертификатов, что оформляется соответствующей ведомостью получения подарка.

Таким образом, данный подарок указывается по коду дохода 2720 или по коду дохода 2721 в случае если работники - получатели подарка не являются налоговыми резидентами Российской Федерации.

К кодам дохода 2720 и 2721 организацией - налоговым агентом может быть применен вычет по коду вычета 501 "Вычет из стоимости подарков, полученных от организаций и индивидуальных предпринимателей" в сумме, не превышающей 4 000 рублей в целом за налоговый период, по кодам доходов 2720 и 2721.

Вопрос: О применении кодов видов доходов и вычетов при вручении работникам подарков в виде подарочных сертификатов в качестве поощрения. (Письмо ФНС России от 06.03.2025 N БС-4-11/2480@) {КонсультантПлюс}

Прямых разъяснений по Вашему вопросу в системе КонсультантПлюс не найдено. Вместе с тем, имеется судебная практика, в которой суд встает на сторону работодателю при взыскании расходов, понесенных в связи с трудоустройством иностранного гражданина, в том числе расходов на приобретение патента.   

При этом, необходимо учитывать общие нормы ТК (ст.ст. 246, 247)  о порядке привлечения работника к материальной ответственности. Статьей 232 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, возмещает ущерб в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами. 

Обоснование: 

2. Случаи и порядок взыскания ущерба, причиненного работником, в судебном порядке

Работодатель вправе взыскать ущерб, причиненный ему работником, только в судебном порядке, в частности, если: ...

- работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а его сумма превышает средний месячный заработок работника (ч. 2 ст. 248 ТК РФ);

...

- уволенный работник дал письменное обязательство о возмещении ущерба, но отказался его возместить (ч. 4 ст. 248 ТК РФ); ...

 - работник, причинивший ущерб, уволился и не желает добровольно возместить работодателю данный ущерб. Этот вывод следует из совокупного анализа ч. 3 ст. 232, абз. 3 ч. 2 ст. 391 ТК РФ

Путеводитель по кадровым вопросам. Материальная ответственность работника {КонсультантПлюс}

2. Проведение проверки для установления размера причиненного работником ущерба

До принятия решения о возмещении работником ущерба работодатель должен провести проверку и установить размер ущерба, а также причины его возникновения (ч. 1 ст. 247 ТК РФ).

Размер ущерба, причиненного имуществу работодателя, в частности, можно установить в ходе инвентаризации путем выявления расхождений между фактическим наличием имущества и данными регистров бухгалтерского учета. Такой вывод следует из ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).

Кроме того, необходимо истребовать от работника письменные объяснения для установления причины возникновения ущерба. Если он отказывается или уклоняется от предоставления объяснения, то нужно составить об этом акт (ч. 2 ст. 247 ТК РФ).

Установленный порядок привлечения работника к материальной ответственности также обязателен в отношении бывшего работника. Данный вывод подтверждает Обзор практики рассмотрения судами дел о материальной ответственности работника, утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018.

Путеводитель по кадровым вопросам. Материальная ответственность работника {КонсультантПлюс} 

2.1. Есть ли особенности в порядке привлечения работника к материальной ответственности после увольнения

Да, есть.

Основная особенность заключается в том, что взыскать с уволенного работника материальный ущерб за совершенное во время работы нарушение возможно, как правило, только через суд в установленный законом срок. Или бывший работник может возместить вам ущерб добровольно. Самостоятельно произвести у него удержание для возмещения ущерба обычно невозможно, так как все причитающиеся работнику суммы по общему правилу должны быть выплачены при увольнении.

...

В остальном, если работник уволен по другому основанию, для привлечения его к материальной ответственности необходимо соблюдать общий порядок, описанный выше. В частности, обязательно проведите проверку, чтобы определить размер ущерба и причины его возникновения (если вы не сделали этого до увольнения работника). Также нужно затребовать у бывшего работника письменные объяснения. А, например, при проведении инвентаризации, если уволенный - материально ответственное лицо, то он должен, в частности, присутствовать при инвентаризации. Такие выводы сделаны с учетом ч. 3 ст. 232, ст. ст. 246, 247 ТК РФ, п. 23 ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация", п. 5 Обзора практики рассмотрения судами дел о материальной ответственности работника (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018), п. 14 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ N 2 (2023) (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 19.07.2023).

Готовое решение: Что делать, если при увольнении за работником числится задолженность перед работодателем (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}

В силу ст. 57 ТК РФ помимо обязательных и дополнительных условий по соглашению сторон в трудовой договор могут включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений.

Согласно ст. 137 ТК РФ удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет зарплаты;

- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, переводом на другую работу в другую местность и пр.;

- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок;

- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

В силу ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано в течение месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только через суд.

          Работник, виновный в причинении работодателю ущерба, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. Тогда работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал подобное обязательство, но отказался возместить ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

          Таким образом, считаем, что работодатель может установить сначала в локальном нормативном акте, а потом в трудовом договоре либо в отдельном соглашении с работником обязанность возместить работодателю понесенные им расходы в случае досрочного расторжения работником трудового договора. При этом по аналогии со ст. 249 ТК РФ взыскивать сумму стоит пропорционально отработанному времени. Кроме того, нужно учитывать причины увольнения: если они уважительные (например, наличие медицинских противопоказаний), взыскание будет неправомерно.

{Вопрос: ...Можно ли установить в трудовом договоре с иностранным работником или локальном акте обязанность такого работника возместить работодателю (или право работодателя удержать с работника) расходы, понесенные им на оплату дороги к месту работы, если иностранец захочет прекратить трудовые отношения досрочно? ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2019, N 3) {КонсультантПлюс}}

Из материалов дела следует, что 18 августа 2022 года между ЗАО "Острогожсксадпитомник" (Сторона 1) и К. Мухаммаджоном Давронжон (Сторона 2) заключено Соглашение, по условиям которого ЗАО "Острогожсксадпитомник" оплачивает проезд ответчика из республики Узбекистан до ЗАО "Острогожсксадпитомник", стоимость оформления патента, полиса добровольного медицинского страхования трудовых мигрантов в целях дальнейшего заключения трудового договора.

...

Суд полагает, что правовая природа понесенных работодателем затрат схожа с расходами на обучение работника, которые в силу ст. 249 Трудового кодекса РФ, в случае увольнения без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении за счет средств работодателя, возмещаются работником пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени, если иное не предусмотрено трудовым договором или соглашением об обучении.

Таким образом, оценив представленные доказательства, суд приходит к выводу, что ответчик, самовольно покинув рабочее место и место пребывания, нарушив условия заключенного с работодателем трудового договора, предусматривающего полное возмещение работником вышеуказанных расходов, и соглашения, регулирующего порядок их возмещения, не выполнил свои обязательства в связи с чем умышленно причинил работодателю ущерб в виде затрат на оплату услуг, оказанных иностранному гражданину и необходимых ему для осуществления трудовой деятельности.

Решение Острогожского районного суда Воронежской области от 24.11.2022 по делу N 2-938/2022 {КонсультантПлюс}

ООО "Шопша" обратилось в суд с иском к А. о взыскании расходов, связанных с исполнением трудового договора, в размере 102115,94 рублей, расходов на оплату услуг представителя 30000 рублей.

Требования мотивированы тем, что между истцом и ответчиком 12.02.2024 г. был заключен трудовой договор N, согласно п. 5.4 которого в случае, если работник проработает менее одного календарного года, то обязуется возместить работодателю все расходы, связанные с трудоустройством работника, в том числе оплату перелета, стоимость патента, проживание и питание работника, пошив фирменной одежды и другие расходы.

Приказом N от 16.09.2024 г. ответчик был уволен по подпункту "а" пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ.

...

Разрешая спор и удовлетворяя заявленные исковые требования, суд первой инстанции исходил из того, что А. проработал в ООО "Шопша" менее одного года, в связи с чем в соответствии с условиями договора с него в пользу истца подлежат взысканию расходы, связанные с исполнением трудового договора, в том числе расходы на оплату патента иностранного гражданина, трудоустройство ответчика, на оплату коммунальных услуг и вывоз мусора по месту проживания ответчика в общем размере 102115,94 рублей.

{Апелляционное определение Ярославского областного суда от 22.04.2025 по делу N 33-2037/2025 (УИД 76RS0003-01-2024-001854-75) {КонсультантПлюс}}

Официальные разъяснения по указанному вопросу не выявлены. Если исходить из понятия добросовестности, указанное заключение должно быть основано на нормах гражданского законодательства Российской Федерации.

Заключение о добросовестности подтверждает, что компания или лицо действовали добросовестно, на основании представленных документов. Это заключение может потребоваться для различных целей, включая подтверждение обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажора). 

            Обоснование:

5. Добросовестность участников гражданских правоотношений и разумность их действий предполагаются.

п. 5 ст. 10 ГК РФ {КонсультантПлюс}

Сертификат о форс-мажоре - документ, выдаваемый ТПП России в соответствии с требованиями настоящего Положения, свидетельствующий обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор).

...

2.1. ТПП России свидетельствует обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор) в соответствии с условиями внешнеторговых сделок и международных договоров Российской Федерации.

2.3. Свидетельствование обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор) осуществляется путем оформления и выдачи Сертификата о форс-мажоре.

"Положение о порядке свидетельствования Торгово-промышленной палатой Российской Федерации обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор)" (приложение к постановлению Правления ТПП РФ от 23.12.2015 N 173-14) (ред. от 30.03.2023) {КонсультантПлюс}

3.1. Сертификат о форс-мажоре оформляется и выдается ТПП России на основании письменного заявления заинтересованного лица (заявителя).

3.2. Заявление в ТПП России с просьбой выдать Сертификат о форс-мажоре подписывается руководителем заявителя или уполномоченным лицом, действующим на основании доверенности или приказа (распоряжения) заявителя.

В заявлении указываются: наименование, реквизиты и предмет заключенного договора (контракта); обязательства заявителя по данному договору (контракту), порядок и сроки их исполнения; событие, которое заявитель считает обстоятельством непреодолимой силы (форс-мажором), препятствующее надлежащему исполнению указанных обязательств; начало и окончание срока действия такого события, а также ссылки на документы его подтверждающие; контактные реквизиты заявителя, включая официальную электронную почту. Заявление должно содержать запись о том, что заявитель принимает на себя ответственность за достоверность предоставленных сведений и документов.

В заявлении может быть указана дополнительная информация, связанная с произошедшим обстоятельством непреодолимой силы (форс-мажором), о которой заявитель считает необходимым уведомить ТПП России.

3.3. К заявлению прилагаются следующие сведения и документы <1>:

--------------------------------

<1> Документы предоставляются в копиях, заверенных подписью и печатью заявителя. Документы на иностранном языке предоставляются с переводом на русский язык, верность которого удостоверяется заявителем.

3.3.1. Документы в отношении заявителя - актуальная выписка из ЕГРЮЛ с сайта ФНС России, копия решения о назначении единоличного исполнительного органа юридического лица (индивидуальный предприниматель представляет актуальную выписку из ЕГРИП с сайта ФНС России, копию 2 и 3 страниц общегражданского паспорта) <2>.

--------------------------------

<2> Иностранные хозяйствующие субъекты прилагают правоустанавливающие и регистрационные документы, предусмотренные национальным законодательством данных лиц.

3.3.2. Документы, подтверждающие возникновение обязательств по внешнеторговой сделке:

- договор (контракт), содержащий форс-мажорную оговорку, предусматривающую обстоятельства, освобождающие стороны от ответственности, и которые стороны согласились считать обстоятельствами непреодолимой силы (форс-мажором), а также иную информацию, касающуюся условий освобождения сторон от ответственности при возникновении указанных обстоятельств;

- приложения и спецификации к договору (контракту), если такие имеются;

- справка об объемах выполненных по договору (контракту) обязательств.

3.3.3. Документы компетентных органов, подтверждающие события, на которые заявитель ссылается в заявлении в качестве обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор).

3.3.4. Копии платежного документа об оплате по тарифу за рассмотрение заявления и прилагаемых к нему документов (с отметкой банка об исполнении) - на основании выставленного ТПП России счета.

"Положение о порядке свидетельствования Торгово-промышленной палатой Российской Федерации обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор)" (приложение к постановлению Правления ТПП РФ от 23.12.2015 N 173-14) (ред. от 30.03.2023) {КонсультантПлюс}

1.1. Признаки добросовестного поведения

Признаками добросовестного поведения могут быть такие действия лица, когда оно:

• учитывает права и законные интересы другой стороны. Например, лизингодатель должен учитывать правомерные ожидания лизингополучателя по приобретению права собственности на предмет лизинга в будущем (п. 6Постановления Пленума ВАС РФ от 14.03.2014 N 17);
• содействует другой стороне, помогает ей получить необходимую информацию (п. 3 ст. 307ГК РФ);
• активно пытается предотвратить причинение вреда другой стороне;
• предупреждает контрагента, который не является профессиональным участником правоотношений, о необходимости дополнительных действий, прямо не предусмотренных договором, но влияющих на качество результата.

Этот перечень неполный, могут быть и другие признаки добросовестности.

Обратите внимание, что при оценке действий как добросовестных исходить нужно из поведения, ожидаемого от любого участника гражданского оборота (см. Позицию КС РФ, ВС РФ).

Готовое решение: Что такое принцип добросовестности (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}

1.3. Как определить, является ли конкретное поведение добросовестным

Воспользуйтесь следующим алгоритмом:

1)    выясните, упоминает ли закон о добросовестном поведении в подобных случаях. Если да, то вы можете использовать конкретную норму. Например, добросовестный залогодержатель описан в п. 2 ст. 335 ГК РФ. Есть и другие примеры норм;

2)    если подходящей нормы нет, можно проверить судебную практику, возможно, ваша ситуация частая и по ней сформировался подход. В первую очередь обратите внимание на практику высших судов;

3)    если нет практики, придется подобрать совокупность фактов в вашей ситуации и оценить связь между ними, которая подтвердит добросовестность или недобросовестность поведения.

Например, можно оценить, было ли в поведении другой стороны следующее:

• скрывал ли от вас контрагент или участник переговоров какую-то информацию, которая могла повлиять, например, на ваше решение отказаться от сделки;
• воспользовался ли контрагент вашим непрофессионализмом в какой-то сфере (например, технической или финансовой).

Хорошо, если связь между фактами будет очевидна не только вам, но и любому разумному участнику оборота. Например, очевидно, что директор пользуется личным доверием единственного участника хозяйственного общества. Поэтому, если директор заключил сделку, а участник ее оспаривает и заявляет, что не давал на нее согласие, поведение участника может быть признано недобросовестным.

В любом случае решение вопроса о добросовестности зависит от особенностей конкретной ситуации и усмотрения суда.

Готовое решение: Что такое принцип добросовестности (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}

1.      На основании Постановление Правительства РФ от 16.04.2022 N 680 можно продлить срок контракта при условии предоставления документов, подтверждающих невозможность завершить работы в срок по независящим от подрядчика обстоятельствам.

Помимо Постановление Правительства РФ от 16.04.2022 N 680 может быть применена ч. 65.1 ст. 112, N 44-ФЗ: До 1 января 2026 года по соглашению сторон допускается изменение существенных условий контракта, если при его исполнении возникли независящие от сторон обстоятельства, влекущие невозможность его исполнения.

2.      В судебной практике встречаются случаи, когда неблагоприятные погодные условия могут быть признаны основанием для приостановления работ и, соответственно, продления срока. Это возможно, если подрядчик докажет аномальный характер погодных явлений, их чрезвычайность, непредотвратимость и причинно-следственную связь с невозможностью выполнения работ. В таком случае подрядчик обязан немедленно предупредить заказчика о таких обстоятельствах (ст. 716 ГК РФ).

Таким образом, Подрядчик должен не просто заявить о том, что не успевает выполнить в срок работы из-за дождей, а направить вам официальное уведомление о приостановлении работ в связи с неблагоприятными погодными условиями. В уведомлении о приостановлении работ из-за погодных условий необходимо указать:

·    какие погодные условия стали причиной приостановления работ. Например, раннее понижение температуры воздуха, проливные дожди, сильный ветер. По возможности приведите показатели погодных явлений (например, сколько градусов по шкале Цельсия, скорость ветра в метрах в секунду);

·    какими документами подтверждается наступление таких условий.

·    как неблагоприятные погодные условия влияют на исполнение договора. Например, выполнение работ подрядчиком при низких температурах воздуха препятствует соблюдению технологии производства работ, следовательно, грозит годности или прочности результата работ. Или работы не могут быть завершены в срок, поскольку работники подрядчика не могут выполнять определенную работу из-за погодных условий. Например, п. 81 Правил по охране труда в жилищно-коммунальном хозяйстве, утв. Приказом Минтруда России от 29.10.2020 N 758н, запрещено проводить работы на крыше зданий по прочистке газоходов и дымоходов при неблагоприятных погодных условиях, в частности во время грозы, тумана, обледенения крыши. Подрядчик обязан соблюдать эти требования, что может сказаться на сроке выполнения работы;

·    когда (при каких условиях) работы могут быть возобновлены. Например, при условии, что температура воздуха достигнет определенного уровня.

Однако, если неблагоприятные погодные условия были ожидаемы и предсказуемы, как, например, выпадение осадков в осенне-зимний период, то, полагаем, в этом случае приостановление работ подрядчиком может быть оценено как необоснованное, если иное не сказано в договоре.

Представляется, что в подобном случае приостановку можно расценивать как предпринимательский риск подрядчика, который он должен был бы оценить при принятии на себя договорных обязательств и согласовании сроков выполнения работ по договору.

При этом, исходя из судебной практики (направляем для ознакомления), рекомендуется направлять такое уведомление до истечения срока выполнения работ. (в первую очередь, в направлении уведомления заинтересован подрядчик: если Заказчиком будет принято такое уведомление, а срок контракта не продлен, при рассмотрении вопроса в суде это может явиться основанием для уменьшения неустойки на количество дней, когда из-за погодных условий работа не могла выполняться. Однако обязательным условием является наличие уведомления и документов, подтверждающих невозможность выполнения работ в срок).

Для того чтобы ссылаться на погодные условия, как на основание для изменения срока, подрядчик должен предоставить документальные подтверждения, которые могут включать справки из метеослужб, подтверждающие аномальные погодные условия (чрезвычайность, непредотвратимость),

акты, составленные с участием заказчика, фиксирующие невозможность выполнения работ из-за погодных условий и прочее.

Обоснование

1. Установить, что при возникновении в ходе исполнения государственных и муниципальных контрактов (далее - контракт), предметом которых является выполнение работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту, сносу объекта капитального строительства, проведение работ по сохранению объектов культурного наследия, независящих от сторон контракта обстоятельств, влекущих невозможность его исполнения, в 2022 - 2025 годах допускаются следующие изменения существенных условий контракта:

а) изменение (продление) срока исполнения контракта, в том числе в связи с необходимостью внесения изменений в проектную документацию, включая контракт, срок исполнения которого в соответствии с положениями Федерального закона "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" ранее изменялся;

4. С целью изменения в соответствии с настоящим постановлением существенных условий контракта:

поставщик (подрядчик, исполнитель) направляет заказчику в письменной форме предложение об изменении существенных условий контракта с приложением информации и документов, обосновывающих такое предложение, а также подписанного проекта соглашения об изменении условий контракта;

заказчик в течение 10 рабочих дней со дня, следующего за днем поступления предложения об изменении существенных условий контракта, по результатам рассмотрения такого предложения направляет поставщику (подрядчику, исполнителю) подписанное соглашение об изменении условий контракта и включает в соответствии с Федеральным законом "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" информацию об изменении контракта в реестр контрактов либо в письменной форме отказ об изменении существенных условий контракта с обоснованием такого отказа.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2022 N 680{КонсультантПлюс}

65.1. По соглашению сторон допускается изменение существенных условий контракта, заключенного до 1 января 2026 года, если при исполнении такого контракта возникли независящие от сторон контракта обстоятельства, влекущие невозможность его исполнения. Предусмотренное настоящей частью изменение осуществляется с соблюдением положений частей 1.3 - 1.6 статьи 95 настоящего Федерального закона на основании решения Правительства Российской Федерации, высшего исполнительного органа субъекта Российской Федерации, местной администрации при осуществлении закупки для федеральных нужд, нужд субъекта Российской Федерации, муниципальных нужд соответственно.

ч. 65.1 ст. 112, N 44-ФЗ{КонсультантПлюс}

В соответствии с частями 1, 2 статьи 716 ГК РФ подрядчик обязан немедленно предупредить заказчика и до получения от него указаний приостановить работу при обнаружении: непригодности или недоброкачественности предоставленных заказчиком материала, оборудования, технической документации или переданной для переработки (обработки) вещи; возможных неблагоприятных для заказчика последствий выполнения его указаний о способе исполнения работы; иных не зависящих от подрядчика обстоятельств, которые грозят годности или прочности результатов выполняемой работы либо создают невозможность ее завершения в срок.

О приостановлении выполнения работ подрядчик не заявлял, просьба продлить срок выполнения работ таким заявлением не является.

Кроме того все обстоятельства, на которые ссылается подрядчик, как на причины, по которым работы не могли были быть выполнены в срок, предусмотренный контрактом, выявлены уже по истечении такого срока.

Дни простоя по причине неблагоприятных погодных условий не могут являться основанием для признания незаконным отказа заказчика от исполнения контракта, поскольку на момент отказа, по истечении значительного периода времени с окончания срока исполнения, работы в объеме, предусмотренном контрактом, к приемке предъявлены не были. При этом на погодные условия в июне - июле 2021 года подрядчик также ссылался уже за пределами срока исполнения, что не может по смыслу статьи 716 ГК РФ являться заявлением о приостановлении работ.

Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 19.09.2022 N 02АП-5178/2022 по делу N А29-577/2022 {КонсультантПлюс}

Удовлетворяя требования заказчика в части, суды исключили один день (11.07.2011) из общего числа дней просрочки в связи с подписанием сторонами Акта о приостановлении проведения работ 11.07.2011 в связи с неблагоприятными погодными условиями.

Определение ВАС РФ от 06.08.2013 N ВАС-5870/13 по делу N А76-9536/2012 {КонсультантПлюс}

• основание, которое дает вам право (или обязывает) приостановить работу в данном случае. Например,п. 1 ст. 716ГК РФ или пункт договора подряда;
• срок или обстоятельства, до наступления которых приостанавливается работа. Например, до предоставления контрагентом необходимых материалов, если основанием приостановить работу стало неисполнение им этой обязанности.

Готовое решение: Как уведомить о приостановлении работ по договору подряда (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}

Статья 716. Обстоятельства, о которых подрядчик обязан предупредить заказчика

1. Подрядчик обязан немедленно предупредить заказчика и до получения от него указаний приостановить работу при обнаружении:

непригодности или недоброкачественности предоставленных заказчиком материала, оборудования, технической документации или переданной для переработки (обработки) вещи;

возможных неблагоприятных для заказчика последствий выполнения его указаний о способе исполнения работы;

иных не зависящих от подрядчика обстоятельств, которые грозят годности или прочности результатов выполняемой работы либо создают невозможность ее завершения в срок.

2. Подрядчик, не предупредивший заказчика об обстоятельствах, указанных в пункте 1 настоящей статьи, либо продолживший работу, не дожидаясь истечения указанного в договоре срока, а при его отсутствии разумного срока для ответа на предупреждение или несмотря на своевременное указание заказчика о прекращении работы, не вправе при предъявлении к нему или им к заказчику соответствующих требований ссылаться на указанные обстоятельства.

ст. 716 ГК РФ {КонсультантПлюс}

Поскольку подрядчик не предупредил заказчика о причинах, из-за которых работы не могут быть выполнены в срок, он не вправе ссылаться на указанные обстоятельства при предъявлении ему претензий заказчиком (часть 2 статьи 716 ГК РФ).

Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 05.03.2021 N Ф03-5814/2020 по делу N А51-9572/2020 {КонсультантПлюс}